Santa´s United ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

 

Laatimispäivä 1.3.2018

 

  1. Rekisterinpitäjä
    • Rekisterin ylläpitäjä Santa´s United ry, Keltakangas 1, 96300 Rovaniemi, y-tunnus 1443122-3

 

  1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
    • Toiminnanjohtaja Mika Karusaari, mika.karusaari@santasunited.fi, 044-972 5910

 

  1. Rekisterin nimi
    • Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri (My Club järjestelmä)

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
    • Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Santa´s United ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
      • Ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
      • Jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
      • Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
      • Toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Santa´s United ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Santa´s United ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Santa´s United ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

 

  1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
    • Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
      • Yhdistyslain 11§:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
      • Alaikäisen jäsenen osalta
        • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
        • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
      • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
      • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
      • Valokuva
      • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
      • Täydellinen sotu juniorikerhopelaajilta vakuutuksellista lisenssiä varten
      • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet
    • Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Santa´s United ry:lle.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
    • Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
    • Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, MyClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

 

  1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
    • Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
    • Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
      • Toimihenkilöiden henkilötietoja säilytetään aina seuran määrittämän kauden loppuun eli 31.5 saakka
      • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään aina seuran määrittämän kauden loppuun eli 31.5 saakka
      • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
    • MyClub palveluun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. MyClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
    • MyClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus itse muokata omia tietojaan jäsenrekisterissä My Clubissa.